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2024.06.30
「発注証明書」とは？ 建設業許可の提出書類の一つである「発注証明書」について解説（提出の必要がない場合もあります）
建設業許可を取得する際には、様々な必要書類を準備して申請手続きを行います。
その必要書類の一つに「発注証明書」というものがあります。
発注証明書という言葉だけを見ると、発注書のことかな？契約書と似ている？など、様々な疑問を持たれると思います。
では、この発注証明書とは実際どのようなものでしょうか。
許可申請の準備を行う上で発注証明書を用意したいが、一体何を記載したら良いのだろう？
発注者にはどの部分を記載してもらったらいいの？
といった疑問をお持ちの方も少なくないと思います。
そこで今回は、そのようなお悩みをお持ちの方に向けて、発注証明書とはどのようなものなのか、詳しく解説していきます。
発注証明書とは？
発注証明書は許可を申請する際に必要な書類の一つですが、この書類はすべてのケースで添付が必要というわけではありません。
まず、「どのようなケースで発注証明書が必要となるのか」を見ていきたいと思います。
建設業許可の許可要件の一つに「経営業務の管理責任者がいること」というものがあります。
この要件を満たすためには、建設業についての経営経験が一定期間あることが必要となります。
そしてそれを証明する確認資料として、いくつか書類を提出しなければなりません。
そのうちの一つに、建設業を営んでいたこと確認する資料としての「工事契約書」「注文書」などの写しの提出があります。
例えば、工事の請負金額や発注者からの注文内容などが記載されている契約書が用意できれば問題はありません。
しかし様々な事情があり、契約書が手元にない事業者様もいらっしゃいます。
このように、今までの工事の実績や経営の状況を何で証明すれば良いのだろう？となった時に、この「発注証明書」が必要な資料となってきます。
つまり、その期間に工事がしっかりと行われていたことを確認するための資料であり、発注者に過去にこのような工事をお願いしましたよ、ということを証明してもらうための書類です。
それでは以下で、どのようなことを記載しなければならないのか、詳しく見ていきましょう。
発注証明書の記載事項
群馬県では発注証明書の書式は決められており、群馬県のホームページからもダウンロードできます。
そして記載する内容は以下の通りです。
１．施工業者（発注先）
２．工事内容（詳しく記載すること）
３．工事場所
４．発注金額（工事の請負金額を正確に記載）
５．工期（工事が行われた期間）
６．証明者（発注者・注文者）
※代表者の名前・押印が必要（発注者側の署名と押印）
これらの項目を、確実に記載しておくことが大切です。
それでは一つずつ記載事項についてご説明します。
１．施工業者（発注先）
まず、発注を受けた施工業者（証明をしてもらう側）の商号と代表者の氏名を記載します。
２．工事内容（具体的に記載）
工事名だけでなく、行われた工事の内容を具体的に記載することが必要です。
例えば、工事名として「○○新築工事」のように工事の名前をまず記載してから、その後に工事の具体的な内容を記載すると良いでしょう。
３．工事場所
ここでは工事が行われた場所を記載します。
都道府県名と市区町村名を記載します。
４．発注金額（工事の請負金額を正確に記載）
工事がいくらで請け負われたのかが分かるように、実際に請け負った金額を正確に記載しましょう。
金額の変更があった場合には、変更後の最終金額で記載します。
税込みか税抜きかのどちらかを丸で囲みます。
５．工期（工事が行われた期間）
実際に工事が行われた期間を正確に記載します。
着手年月 ○○年 ○○月
完成年月 ○○年 ○○月
月までを記載します。
６．証明者（発注者・注文者）
最後に、証明者（発注者側）の内容の記載と押印が必要となります。
ここでは必ず発注者の押印でなければ認められません。
また押印に関しましては、証明者が法人であれば登録印に限りますのでそこも注意しておきましょう。
このように各項目を確実に記載することで、発注が実際に行われたことを証明する書類として認められます。
ここで一番重要なのが、この「発注証明書」に関しては必ず原本に限るという事です。
注文書または発注書・契約書等がある場合は、コピー（写し）で良いとされていますが、発注証明書の場合は、写しは認められませんので気をつけましょう。
また、発注者の協力が必要な書類ですので、申請先の窓口で確認を行ってから作成することをお勧めします。
まとめ
今回は建設業の許可申請を行う際に、必要となる発注証明書について詳しく解説いたしました。
契約書等が残っていれば問題はないのですが、過去の契約書が手元にない場合に必要となる添付書類が発注証明書です。
今まで行った工事の契約書等を、保管していない事業者様も少なくありません。
いざ許可を取得したいと思っても、まずは書類収集から始めなければならず、許可申請が長期間に及んでしまう場合もあります。
できるだけ大切な書類や発注書等は、過去の分も含めて保管しておくことをお勧めします。
この他にも許可申請には必要となる書類が膨大で、自分では申請できない。と不安に思う方も中にはいらっしゃると思います。
そのような際は、専門家である行政書士までお気軽にご相談ください。
